Odzyskanie 8 400 zł z nadpłaconych mediów dla agencji
Sprawdziliśmy rozliczenia roczne od zarządcy budynku. Wykryliśmy błąd w naliczaniu kosztów wspólnych na szkodę najemcy.
Pixel Studio to lokalna agencja reklamowa, która wynajmuje 142 metry kwadratowe w kamienicy biurowej. Właściciel zauważył, że rachunki za prąd i wodę w częściach wspólnych są nienaturalnie wysokie w porównaniu do poprzedniego roku.
Wyzwanie
Klient otrzymał rozliczenie roczne od zarządcy nieruchomości, które zakładało dopłatę w wysokości ponad 8 tysięcy złotych. Zarządca tłumaczył to wzrostem cen energii i kosztami eksploatacji windy. Pixel Studio nie miało narzędzi ani czasu, żeby zweryfikować te wyliczenia, a księgowa agencji nie czuła się pewnie w analizowaniu technicznych zapisów umowy najmu. Każdy miesiąc zwłoki oznaczał płacenie zawyżonych zaliczek na kolejne okresy.
Podejście
Nasz zespół, składający się z dwóch specjalistów, wszedł do gry w marcu. Najpierw pobraliśmy od klienta wszystkie faktury z ostatnich 13 miesięcy oraz pełną treść umowy najmu. Skupiliśmy się na współczynniku powierzchni wspólnej, który jest najczęstszym miejscem błędów. Porównaliśmy odczyty z liczników głównych budynku z sumą podliczników wszystkich najemców. Okazało się, że algorytm używany przez zarządcę doliczał agencji koszty oświetlenia piwnic, do których Pixel Studio nie miało nawet kluczy.
Rozwiązanie
Przygotowaliśmy twardy raport z konkretnymi punktami, gdzie nastąpiło przekroczenie uprawnień zarządcy. Zamiast emocji, użyliśmy czystej matematyki. Wykazaliśmy, że agencja płaciła za 18% kosztów energii części wspólnych, podczas gdy ich realny udział w powierzchni budynku wynosił tylko 11,4%. Przedstawiliśmy te dane na spotkaniu z właścicielem nieruchomości przy ul. Ruskiej. Nie prosiliśmy o przysługę, tylko o korektę błędnego rozliczenia zgodnie z prawem.
Rezultaty
Zarządca uznał błąd w wyliczeniach po 6 dniach od otrzymania naszego pisma. Pieniądze nie przepadły, a klient zyskał spokój na kolejne lata.
Harmonogram
-
12 Marzec 2024Przekazanie dokumentacji i analiza zapisów umowy najmu.
-
21 Marzec 2024Wizja lokalna w budynku i sprawdzenie podliczników energii.
-
27 Marzec 2024Wysłanie oficjalnego raportu do zarządcy nieruchomości.
-
04 Kwiecień 2024Zatwierdzenie korekty faktur i zwrot nadpłaty na konto agencji.
"Byliśmy przekonani, że z zarządcą nie wygramy. Wrocław Hub Doradczy wyłapał błąd w algorytmie, którego nikt u nas nie widział. 8 tysięcy wróciło do budżetu firmy w dwa tygodnie."