Skrócenie czasu przeprowadzki o 4 dni dla logistyki

Wyzwanie

Firma miała 114 segregatorów z dokumentacją i sporo delikatnego sprzętu IT, który musiał działać od pierwszej minuty w nowym miejscu. Ekipy transportowe dawały terminy rzędu 5-6 dni na samo przewiezienie i rozstawienie mebli. Dla logistyki to była katastrofa – każdy dzień bez dostępu do systemów oznaczał realne kary umowne. Właściciel bał się chaosu przy podpinaniu sieci i zamieszania z numeracją stanowisk, co we Wrocławiu przy dużych przeprowadzkach jest normą.

Podejście

Wrocław Hub Doradczy przejął stery w piątek po południu. Zaczęliśmy od inwentaryzacji każdego kabla i monitora. Nasza piątka na miejscu wdrożyła prosty system kolorowych naklejek, żeby nikt nie musiał pytać, gdzie idzie dany karton. Liczymy każdy metr, więc rozrysowaliśmy układ mebli tak, by ekipa od noszenia wiedziała dokładnie, gdzie postawić każde z 47 biurek. Wrocław znamy od podszewki, więc zaplanowaliśmy trasę przejazdu 3 ciężarówek tak, by ominąć sobotnie korki przy centrach handlowych.

Rozwiązanie

Zamiast bawić się w zbędne narady, wprowadziliśmy tryb zmianowy. Podczas gdy jedna grupa pakowała dokumenty, druga już montowała infrastrukturę w nowym biurze. Wykorzystaliśmy specjalne wózki do przewozu szaf pancernych, co skróciło czas załadunku o 3.5 godziny. Skonfigurowaliśmy sieć lokalną i sprawdziliśmy każde gniazdko elektryczne pod biurkami jeszcze w niedzielę wieczorem. To była krótka piłka: w poniedziałek o 7:30 kawa była w ekspresie, a systemy działały.

Rezultaty

Udało się uniknąć 4 dni planowanego wcześniej przestoju, dzięki czemu firma zachowała ciągłość operacyjną i nie zapłaciła ani grosza kar umownych.

Harmonogram

1. Piątek 16:00
   Znakowanie sprzętu IT i zabezpieczenie dokumentacji archiwalnej.
2. Sobota 08:30
   Start pierwszej tury transportu i montaż biurek na Bielanach.
3. Niedziela 19:30
   Finalne testy łączności sieciowej i prądu na wszystkich stanowiskach.