3 błędy w umowach najmu, które kosztowały firmę 14 200 zł
Wynajęcie biura we Wrocławiu to nie tylko wybór ładnego widoku na Sky Tower czy bliskości rynku. To przede wszystkim twarda matematyka ukryta w załącznikach technicznych, o których właściciele firm często zapominają przy podpisywaniu umowy na 5 lat.
Gdzie zniknęły metry kwadratowe?
Agencja reklamowa z Krzyków, z którą współpracowaliśmy w październiku 2024 roku, wynajęła biuro o deklarowanej powierzchni 147 metrów kwadratowych. Tak przynajmniej widniało na pierwszej stronie umowy najmu. Po trzech miesiącach, gdy przyszły pierwsze rozliczenia mediów i czynszu, kwoty wydały się prezesowi zbyt wysokie w stosunku do realnej wielkości lokalu. Poprosił nas o sprawdzenie dokumentacji i fizyczny pomiar przestrzeni laserem. Okazało się, że biuro ma w rzeczywistości tylko 128 metrów kwadratowych powierzchni użytkowej.
Pozostałe 19 metrów to tzw. współczynnik powierzchni wspólnej (add-on factor), który został policzony niezgodnie z normą BOMA. Właściciel budynku doliczył do czynszu część klatki schodowej i windę towarową, mimo że umowa mówiła o doliczaniu tylko części holu głównego. Przez ten jeden zapis firma nadpłacała co miesiąc 1 180 zł netto. W skali roku daje to kwotę 14 160 zł wyrzuconą w błoto. To klasyczny przykład, gdzie brak weryfikacji standardu pomiaru przed podpisaniem dokumentów uderza prosto w budżet operacyjny firmy.
Przez błędnie wyliczony współczynnik powierzchni, firma nadpłacała co miesiąc 1 180 zł netto za korytarz, którego nie używała.
Pułapka kosztów eksploatacyjnych
Drugim błędem było zaakceptowanie otwartego katalogu kosztów eksploatacyjnych (service charge). W umowie widniał zapis, że najemca pokrywa koszty utrzymania budynku, ale lista tych kosztów nie była zamknięta. Zarządca budynku na ul. Wyścigowej postanowił sfinansować z tych wpłat wymianę klimatyzacji w częściach wspólnych, co powinno być kosztem inwestycyjnym właściciela (CAPEX), a nie eksploatacyjnym (OPEX). Najemcy nie mieli narzędzi, żeby to zakwestionować, bo podpisali umowę bez audytu prawnego.
Wrocław Hub Doradczy zaleca zawsze wynegocjowanie tzw. 'closed list of service charges'. Dzięki temu dokładnie wiesz, za co płacisz. Jeśli zarządca chce postawić nowy płot wokół parkingu, to nie może tego zrobić za Twoje pieniądze, chyba że taką możliwość zostawiłeś mu w umowie. W opisywanym przypadku agencji z Krzyków, udało nam się odzyskać 3 200 zł za niesłusznie naliczone opłaty za odśnieżanie dachu, który był podgrzewany i w ogóle nie wymagał interwencji ekipy sprzątającej.
Waloryzacja czynszu a realny koszt
Często spotykamy się z zapisami o waloryzacji czynszu o wskaźnik HICP lub polski CPI. W umowie agencji z Wrocławia zapisano, że czynsz rośnie co rok o wskaźnik inflacji, ale nigdy nie spada, nawet jeśli mamy do czynienia z deflacją. Co gorsza, waloryzacja dotyczyła nie tylko czynszu bazowego, ale również opłaty za miejsca parkingowe, co w ciągu 5 lat kontraktu podniosło koszt utrzymania jednego auta o dodatkowe 83 zł miesięcznie.
Małe firmy rzadko liczą skumulowany koszt takich podwyżek. Przy 6 miejscach parkingowych i biurze na 15 osób, po trzech latach kwota ta urosła do poziomu, który wystarczyłby na sfinansowanie nowego ekspresu do kawy dla całego zespołu. Wrocław Hub Doradczy podczas negocjacji zawsze dąży do tego, by waloryzacja była oparta na realnych wskaźnikach i nie obejmowała wszystkich składowych faktury, co pozwala na oszczędności rzędu 3.2% w skali roku.
Nigdy nie zgadzaj się na waloryzację 'tylko w górę'. To nieuczciwy zapis, który można wykreślić z umowy w 5 minut.
Przywrócenie do stanu pierwotnego
Ostatni błąd to zapis o konieczności przywrócenia lokalu do stanu pierwotnego. Właściciel wymagał, aby firma zdemontowała ścianki szklane o wartości 22 000 zł, które sam wcześniej zaakceptował. Koszt samego demontażu i utylizacji wyceniono na 8 400 zł. Firma nie miała wyjścia, bo umowa była sformułowana jednoznacznie na korzyść wynajmującego, a brak zapisu o 'normalnym zużyciu' dał pole do popisu prawnikom zarządcy.
Wrocław Hub Doradczy pomaga uniknąć takich niespodzianek na etapie zdawania biura. Wystarczy dodać do protokołu przekazania szczegółową dokumentację fotograficzną i ustalić, które elementy aranżacji przechodzą na własność budynku bez dodatkowych opłat. W ten sposób klient oszczędza nie tylko pieniądze, ale przede wszystkim czas, który musiałby poświęcić na nadzór nad ekipą remontową w ostatnim tygodniu wyprowadzki.
