Jak upchnąć 12 osób na 80 metrach bez ścisku?
Większość firm we Wrocławiu myśli, że przy wzroście zatrudnienia jedynym wyjściem jest najem większego lokalu. W czerwcu 2024 roku udowodniliśmy lokalnej firmie IT, że problemem nie jest brak metrów, ale ich fatalne zagospodarowanie przez stare meble i niepotrzebne korytarze komunikacyjne.
Duszna atmosfera przy ulicy Oławskiej
Firma SoftWro zajmowała 82,4 m² w starej kamienicy przy ulicy Oławskiej. Zespół liczył 8 osób, ale po wygraniu kontraktu na obsługę logistyki w Niemczech, musieli szybko zatrudnić dodatkowe 4 osoby. Właściciel firmy był przekonany, że musi szukać nowego biura, a ceny w okolicach Rynku zaczynają się od 85 PLN za metr netto. Przy obecnym układzie biurka stały w tak niefortunny sposób, że przejście do kuchni wymagało przepraszania dwóch osób. Kable ciągnęły się po podłodze, a trzy wielkie szafy na dokumenty, których nikt nie otwierał od 2022 roku, zabierały prawie 5 metrów kwadratowych cennej powierzchni.
Analizę zaczęliśmy od prostego pomiaru: ile czasu pracownicy spędzają przy biurkach. Okazało się, że dzięki pracy hybrydowej, rzadko kiedy w biurze przebywa więcej niż 10 osób naraz, ale każdy chce mieć swoje stałe miejsce. Największym problemem były biurka o szerokości 160 cm. To standard w korporacjach, ale w małym biurze przy Oławskiej te 160 cm generowało martwe strefy, na których leżały tylko stare faktury i kubki po kawie. W Wrocław Hub Doradczy liczymy każdy metr, więc od razu zaproponowaliśmy przejście na system benchowy, co było pierwszym krokiem do uratowania tej lokalizacji.
Ceny najmu w centrum Wrocławia rosną co kwartał, więc walka o każde 50 cm przejścia to czysty zysk.
Operacja: pozbycie się szaf i zmiana biurek
Zaczęliśmy od audytu papierów. Okazało się, że 87% dokumentów przechowywanych w biurze to archiwalne faktury, które zgodnie z prawem mogą leżeć w zewnętrznym archiwum lub zostać zdigitalizowane. Wynajęcie boksu w magazynie self-storage na Bielanach Wrocławskich kosztowało firmę 180 zł miesięcznie, a uwolniło miejsce na dwa dodatkowe stanowiska pracy. To była najprostsza decyzja w całym procesie. Pozbycie się ciężkich, dębowych szaf z lat 90. optycznie powiększyło pomieszczenie o jakieś 20%, co od razu poprawiło komfort pracy pozostałych osób.
Kolejnym krokiem była wymiana mebli. Zamiast wolnostojących biurek o wymiarach 160x80 cm, wprowadziliśmy systemy typu bench o szerokości 120 cm. Dla programisty pracującego na dwóch monitorach na uchwytach to w zupełności wystarcza. Dzięki temu zyskaliśmy 40 cm na każdym stanowisku. W rzędzie czterech biurek to już 1,6 metra oszczędności. Te centymetry pozwoliły nam wygospodarować miejsce na 'focus room' – małą budkę telefoniczną, w której można pogadać z klientem bez przeszkadzania reszcie ekipy. Montaż zajął nam dokładnie 6 godzin w jedną sobotę lipca.
Matematyka nie kłamie: 3 400 zł w kieszeni
Właściciel SoftWro rozważał najem lokalu 130 m² w nowym biurowcu przy placu Grunwaldzkim. Czynsz z opłatami eksploatacyjnymi wynosiłby tam około 14 500 PLN miesięcznie. Dodatkowo musiałby zapłacić kaucję w wysokości trzymiesięcznego czynszu i pokryć koszty przeprowadzki, które wyceniliśmy na 4 200 PLN. Zostając w starym miejscu i inwestując w nowe meble oraz nasz projekt, firma wydała jednorazowo 11 800 PLN. To kwota, która zwróciła się już po niecałych czterech miesiącach z samej różnicy w czynszu.
Obecnie firma płaci za biuro przy Oławskiej 6 800 PLN brutto. Gdyby się przeprowadzili, ich koszty stałe wzrosłyby o ponad 3 400 PLN każdego miesiąca. W skali roku to oszczędność rzędu 40 800 PLN. Za te pieniądze właściciel mógł sfinansować wyjazd integracyjny dla całego zespołu do Czech i jeszcze zostało na nowe fotele ergonomiczne dla każdego z 12 pracowników. To jest właśnie konkret, o który nam chodzi w Wrocław Hub Doradczy – zamiast lania wody o 'kreatywnej przestrzeni', pokazujemy realne liczby na koncie.
Przeprowadzka to ostateczność. Zazwyczaj wystarczy wyrzucić stare szafy i kupić węższe biurka.
Klimatyzacja i akustyka przy większym zagęszczeniu
Więcej osób na tej samej powierzchni to zawsze wyzwanie dla wentylacji. W starych kamienicach we Wrocławiu okna są wysokie, ale cyrkulacja powietrza bywa słaba. Przy 12 osobach na 82 metrach, poziom CO2 mógłby szybko przekroczyć normy, powodując ból głowy u pracowników. Zainstalowaliśmy dwa dodatkowe klimatyzatory ścienne o mocy 3,5 kW każdy oraz system oczyszczania powietrza. Kosztowało to 7 400 PLN, ale zapewniło, że po godzinie 14:00 nikt nie zasypia nad klawiaturą. To inwestycja w wydajność, której nie da się przecenić.
Ostatnim elementem układanki była akustyka. 12 osób rozmawiających naraz w jednym pokoju generuje hałas nie do zniesienia. Zamiast stawiać ściany z karton-gipsu, które zabierają miejsce, użyliśmy paneli filcowych montowanych do sufitu i przegród między biurkami. Panele mają tylko 2 cm grubości, ale ich skuteczność w pochłanianiu echa jest zaskakująca. W sierpniu 2024 roku wykonaliśmy pomiar natężenia dźwięku i mimo większej liczby osób, w biurze jest o 4 decybele ciszej niż przed zmianami. Krótka piłka: to się po prostu opłacało.
Jak zacząć zmiany u siebie?
Jeśli czujesz, że w Twoim biurze robi się ciasno, nie dzwoń od razu do agenta nieruchomości. Zacznij od zrobienia zdjęcia każdej szafie i zapytaj pracowników, kiedy ostatnio coś z niej wyjmowali. Zobaczysz, że połowa mebli to magazyn rzeczy zbędnych. Potem weź miarkę i sprawdź, czy przejścia między biurkami mają przepisowe 120 cm, czy może marnujesz tam 2 metry bez sensu. My we Wrocław Hub Doradczy takie audyty robimy w 3-4 dni robocze, dostarczając gotowy plan ustawienia mebli.
Pamiętaj, że we Wrocławiu każda zmiana adresu to nie tylko wyższy czynsz, ale też ryzyko, że pracownicy stracą swój ulubiony dojazd tramwajem czy bliskość ulubionej kawiarni. Optymalizacja obecnej przestrzeni to najmniej inwazyjny sposób na rozwój firmy. Jeśli chcesz sprawdzić, czy Twoje 80, 100 czy 150 metrów da się wykorzystać lepiej, daj znać. Przyjedziemy na Świdnicką, Oławską czy Fabryczną i policzymy to dla Ciebie bez zbędnego bełkotu.
